علی‌رغم شرایطی که مانع پیشرفت در حوزه اقتصاد می‌شود، سال 2023 سالی متحول‌کننده در حوزه سفرهای کاری خواهد بود. اتوماسیون (خودکارسازی)، یادگیری ماشین و کارت‌های مجازی به مسافران کاری و طراحان سفرهای شرکتی کمک می‌کند تا ارزش و انعطاف‌پذیری را در سفرها اعمال کنند.
سفرهای تجاری در حال بازگشت است، اما افزایش تورم و رکود اقتصادی همچنان بسیاری از شرکت‌ها را در حالتی نگه می‌دارد که نسبت به هزینه آگاه و محتاط باشند. امروزه، مدیران سفرهای شرکتی باید نیازهای مسافر را متعادل سازند و در عین حال با سیاست‌های شرکت همخوانی داشته باشند، کنترل‌های شدیدتری بر نحوه صرف پول داشته باشند و از اهداف پایدار پشتیبانی کنند.
در این مصاحبه کارشناس ShiftX با Duke Chung صحبت کرده که مدیر اجرایی TravelBank است. در این مکالمه در خصوص نحوه مفید بودن فناوری برای شرکت‌ها در خصوص سازگار شدن با این تغییرات چشم‌انداز سفر شرکتی گفتگو شده و اینکه TravelBank چگونه می‌تواند خدمات مدیریت هزینه و سفر خود را پس از آنکه در سال 2021 توسط U.S. Bancorp خریداری شد، اعمال می‌کند.
ShiftX: تحقیقات شما چه اطلاعاتی در خصوص نیازها و انتظارات فعلی مدیران سفر شرکتی فراهم می‌کند؟ به خصوص اینکه شرکت‌های بیشتری در حال تغییر به سمت محیط‌های کاری از راه دور هستند.
Duke Chung: پس از دوره همه‌گیری، شرکت‌ها انتظار بیشتری در خصوص حسابرسی هزینه‌ها دارند، به خصوص اینکه ممکن است به سمت یک رکود اقتصادی بالقوه پیش برویم. مشتریان ما با دقت بیشتری اعداد را بررسی کرده و می‌پرسند که ROI چه زمانی در حوزه سفر بازمی‌گردد. آنها به یک راه‌حل جامع و کامل نیاز دارند که بهترین مدیریت هزینه، سفر و کارت‌های مجازی را فراهم آورد. در اختیار داشتن تمامی این تسهیلات به صورت همزمان، به کارمندان در امر برنامه‌ریزی برای سفر و هزینه‌های سفر کمک خواهد کرد.
در یک بررسی آماری از میان 2400 رهبر در حوزه مالی که از صنایع مختلفی گزینش شده‌اند، ما دریافتیم که تقاضا برای یک سامانه مالی یکپارچه روی سیاست‌ها، برنامه‌ها، سرمایه‌گذاری‌ها، ارتباطات میان کارمندان و میزان رضایت کارفرمایان اثرگذار است.
ShiftX: چگونه هوش مصنوعی (AI)، ماشین لرنینگ و اتوماسیون به مسافران کاری و مدیران سفرهای کاری کمک می‌کند تا فعال‌تر و پویاتر باشند؟
Chung: امروزه هوش مصنوعی در همه جا حضور دارد و قابلیت آن در حوزه توصیه‌های مرتبط با سفر بیش از پیش متمرکز شده است. این موضوع در هنگام تصمیم‌گیری خرید حائز اهمیت خواهد بود. مردم به دنبال راه‌حل‌های آنی هستند؛ در نتیجه یادگیری ماشین روی همراهان مجازی اعمال می‌شود تا از سفر پشتیبانی کند.
ما همچنین مشاهده کردیم که روی دستگاه‌های موبایل و دستگاه‌های توکار مانند کیوسک‌های فرودگاه، بیش از پیش خودکارسازی رخ می‌دهد که منجر به تسهیل تجربه کلی سفر می‌شود.
ما با استفاده از راه‌حل جامع خود، می‌توانیم به صورت امن از مجموعه‌های داده‌ای استفاده کنیم که طی خریدهای کارتی از چندین کسب و کار جمع‌آوری شده و از یادگیری ماشین استفاده کنیم تا به کاربران و تیم‌های مالی در درک اینکه پول خود را صرف چه چیزی کنند و چگونه پول خود را پس‌انداز کنند، کمک کنیم تا تجربیات بهتری کسب کنند.
ShiftX: مزایای استفاده از تنظیمات کارت مجازی برای مدیران سفرهای کاری چیست؟ واکنش مسافران کاری به استفاده از این ابزارها چیست؟
Chung: در دوره پسا همه‌گیری و پساکرونا که محیط کاری به صورت دورکاری تمایل پیدا کرده، به صورت فزاینده‌ای از کارت‌های مجازی استفاده می‌شود؛ ممکن است علت این باشد که کارت‌های مجازی یک روش موثر برای دریافت کارت‌های پرداخت برای کارکنان راه دور است. دلیل دیگر این است که امروزه تمامی افراد یک تلفن همراه دارند – و هنگامی‌که در سفر هستیم، بیشتر تمایل به استفاده از تلفن همراه خود داریم. ما پروازها، برنامه‌های سفر و زمان‌بندی‌ها را بررسی می‌کنیم و پرداخت‌ها را انجام می‌دهیم. از آنجایی‌که استفاده از کیف پول‌های موبایل بیش از پیش رایج شده است، کارت‌های مجازی نیز به الگوی رایجی در جامعه تبدیل شده‌اند.
کارت مجازی این امکان را برای مدیران فراهم می‌کند تا محدودیت‌هایی روی میزان هزینه‌کرد اعمال کرده و پارامترهایی را در خصوص مواردی که روی آنها هزینه می‌شود، ایجاد کند. تمامی موارد به صورت بلادرنگ باهم هماهنگ می‌شوند و در نتیجه نیازی نیست که مدیران کاری انجام دهند. این رویکرد بسیار کارآمد بوده و با کیف پول موبایل مسافران همخوانی دارد. کارت مجازی بودجه و اعتبار باقیمانده را نشان می‌دهد و هرآنچه هزینه کرده‌اند به صورت خودکار در سامانه هزینه وارد می‌شود.
ShiftX: تراول‌بانک – TravelBank می‌تواند بودجه سفر را به صورت خودکار تنظیم کند که براساس رویه‌های هزینه‌ای جاری تغییر می‌کند. این قابلیت به چه صورت کار می‌کند؟
Chung: بودجه سفر پویا در نوسانات بلادرنگ، در قیمت‌گذاری نقش دارد. به عنوان مثال، ممکن است در طول یک کنفرانس در سانفرانسیسکو، هزینه‌ها شدیداً افزایش پیدا کند. اگر شما از یک سامانه تاکسیرانی ایستا استفاده کنید، ممکن است هزینه آنها 250 دلار باقی بماند، درحالی‌که متوسط هزینه هتل به 700 دلار نیز می‌رسد و علت آن افزایش تقاضا است. با استفاده از قابلیت بودجه‌بندی پویا، ما موجودی را به صورت بلادرنگ بررسی کرده هزینه متوسط هتلی که در تاریخ مشخصی قصد اقامت در آن دارید، استخراج می‌کنیم. ما بودجه را به صورت بلادرنگ در اختیار شما قرار می‌دهیم و اگر شما نیاز دارید که برای شرکت در یک کنفرانس در آنجا اقامت داشته باشید، می‌دانید که باید پول بیشتری صرف کنید. در غیراین صورت، می‌توانید هفته دیگری را برای سفر در نظر بگیرید.
ما همچنین پاداش‌هایی نیز در نظر می‌گیریم؛ به عنوان مثال متوسط هزینه یک هتل 300 دلار است و شما قصد دارید به مدت یک شب در آنجا اقامت داشته باشید. اگر شما 300 دلار داشته باشید، احتمالاً آن را خرج خواهید کرد – اما چه چیزی به شما انگیزه خواهد داد تا گزینه ارزان‌تر را انتخاب کنید؟ با استفاده از برنامه تشویقی ما، شما می‌توانید یک هتل ارزان‌تر انتخاب کرده و پولی که پس‌انداز کردید با شرکت تقسیم کنید. فرض کنید شما هتلی در پایین شهر انتخاب کردید که هزینه اقامت در آن 200 دلار است. بدین ترتیب شما 100 دلار برای شرکت پس‌انداز کردید و شرکت در ازای آن 50 دلار به شما می‌دهد. این یک موقعیت برد – برد برای شما و شرکت است و آنها شما را مجبور به انجام کاری نمی‌کنند.
ShiftX: مدیریت سفر و هزینه چگونه از قابلیت پایداری پشتیبانی کرده و به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا بیشتر پاسخگو باشند؟
Chung: از دید ما، اولین گام آگاهی است. چگونه قبل و بعد از انجام معاملات، در خصوص قابلیت پایداری به آگاهی دست می‌یابیم؟ در صفحه رزرو ما می‌توانیم نشان دهیم که در انتخاب‌ها شما چه مقدار ضایعات کربن تولید می‌شود. سپس، بعد از خرید، ما می‌توانیم اثر کربن شما را براساس نحوه هزینه‌کرد، فروشنده و آیتم‌هایی که خریداری کردید، ارزیابی کنیم.
پس از آن، موضوع در خصوص ایجاد آگاهی و کمک به کاربران برای تصمیم‌گیری است – اما از منظر دیگر، این موضوع واقعاً به تامین‌کنندگان بستگی دارد. آنها این فرصت را دارند تا به ما کمک کنند که روش‌های کارآمدتری را برای کاهش انتشار کربن و بهبود پایداری بیابیم. بدون آگاهی و اینکه این موضوع از دید شرکت‌ها و کارکنان از درجه اهمیت بالایی برخوردار نباشد، اولویت آن کاهش پیدا می‌کند – اما ما فکر می‌کنیم می‌توانیم در این فرآیند یک عامل متحول‌کننده باشیم. ایجاد این تجربیات برای واسط کاربری ما بسیار مهم است.
ShiftX: در چه بخش‌هایی در حوزه فناوری مالی امکان رشد و توسعه وجود دارد؟
Chung: شما می‌بینید که تعداد بیشتری از بانک‌ها مجهز به نرم‌افزار شده‌اند تا بتوانند قابلیت‌های بیشتری ارائه دهند. هنگامی‌که انفجار فناوری مالی رخ دهد، بانک‌های سنتی درمی‌یابند که باید روشی برای ارائه ارزش بیشتر برای مشتریان خود پیدا کنند، در نتیجه به راه‌حل‌های نرم‌افزاری برای مدیریت سفر و هزینه روی خواهند آورد. کسب TravelBank نمونه خوبی از این موضوع است.
هرچه بانک‌های بیشتری وارد محیط بانکداری می‌شوند، قابلیت‌های مالی توکار رواج بیشتری می‌یابند. به عنوان مثال، هنگامی‌که شما از طریق TravelBank رزرو انجام می‌دهید، ما قابلیت‌های پرداخت را جاسازی کرده و آنها را در سامانه خود ذخیره می‌کنیم. این قابلیت‌ها ممکن است یک کارت شرکتی، کارت مجازی یا کارت دیگری باشد. ما از تمامی این گزینه‌ها پشتیبانی کرده و من فکر می‌کنم بانک‌های بیشتری این روال را دنبال خواهند کرد.
ممکن است نیاز به استفاده از کارت‌های پلاستیکی برای پرداخت به طور کامل حذف شود. جهان بیش از پیش با قابلیت‌های پرداخت مالی یکپارچه می‌شود، تا جایی‌که تقریباً حالت منفعل به خود می‌گیرد. حالتی را در نظر بگیرید که از یک برنامه کاربردی اشتراک‌گذاری – سواری استفاده می‌کنید. آیا تاکنون به پرداخت برای سواری خود فکر کرده‌اید؟ احتمالاً خیر. پرداخت‌ها به صورت امن و پشت صحنه انجام می‌شود – و این بخشی از تکامل فناوری مالی است که همچنان ادامه خواهد یافت.
چه باور داشته باشید، چه نداشته باشید، بسیاری از کسب و کارهای به خوبی ثبت شده، همچنان هزینه‌های خود را از طریق نرم‌افزار اکسل مدیریت می‌کنند، بنابراین همچنان فرصت وجود دارد. در ده سال آینده مجدداً از من سوال کنید، من مطمئنم هر کسب و کاری با هزینه سفر و راه‌حل مبتنی بر کارت مواجه خواهد شد.
